FAQ

Compliancers es un producto tecnológico desarrollado por un equipo de abogados especializados en cumplimiento normativo que nos aporta su experiencia del día a día y de un equipo de ingenieros informáticos. El soporte jurídico es un valor diferencial de Compliancers y está en permanente actualización. Al día de hoy, estamos trabajando con la 5ª versión, la V4.1, fruto de la experiencia obtenida en la implementación de modelos de cumplimiento a empresas cliente, de la permanente actualización de conocimiento en foros y congresos nacionales e internacionales y del feedback recibido de nuestros licenciatarios a quienes consideramos compañeros más que clientes y con quienes compartimos sus inquietudes y desafíos.
Entendemos que las grandes compañías deben gestionar sus riesgos desde su propia metodología de trabajo. Es decir, por procesos. Compliancers es un software especialmente diseñado para la pyme española. Este perfil de empresa no acostumbra gestionarse por procesos por razón de sus propias limitaciones de medios y recursos. Compliancers propone una gestión del riesgo por aéreas de trabajo o departamentos de la empresa. Seguimos las directrices de la ISO-UNE 19600 y 19601.
Estamos seguros de que hay buenas herramientas en materia de compliance penal. Sin embargo, creemos que Compliancers aporta diferencias sustanciales. Las más relevantes son: (1) No dejamos a la imaginación del usuario la labor de rellenar huecos en blanco. (2) Conducimos al usuario por todo el proceso de implementación de un modelo de cumplimiento sin que tenga que acudir a su inspiración. (3) Permite al usuario añadir contenidos según lo considere necesario y (4) Contiene un sistema automático de supervisión, vigilancia y control de las acciones que habrá de ejecutar el compliance officer = contacto permanente y fidelización.
El número de usuarios es ilimitado. Varios usuarios pueden trabajar con distintas empresas cliente al mismo tiempo. Varios usuarios pueden trabajar con una misma empresa cliente en distintos departamentos.
Cada licencia permite trabajar con una empresa cliente. Si lo que tiene contratado es un pack de 5 licencias, podrá trabajar con 5 empresas cliente.
Si puede grabar el contenido del trabajo en word. Es más, es una acción que recomendamos por seguridad. Sin embargo, no puede borrar los contenidos de la plataforma para gestionar un modelo de compliance a un nuevo cliente. Esta acción será considerada como grave incumplimiento contractual en razón de que cada licencia permite el acceso a una empresa cliente. El sistema puede detectar este comportamiento y bloquear su aplicación.
Un valor esencial de todo programa de cumplimiento es que sea viable y que pueda seguirse en las fases de supervisión y control de manera eficiente. Somos conscientes de que implementar un modelo de compliance complejo a una pequeña empresa que carece de recursos humanos y de recursos financieros es una tarea que no aportará un resultado válido. Por esta razón, hemos diseñado un modelo de compliance que resulte asequible a los medios limitados de que dispone una empresa de este perfil. En este caso, estamos pensando en la pequeña o micro empresa que concentra sus funciones en menos de 4-5 departamentos. No obstante, descartaríamos este modelo de trabajo si la empresa está sometida a un alto nivel de exposición al riesgo o, si a pesar de un reducido organigrama departamental, dispone de recursos suficientes para aspirar a un modelo de mayor contenido.
Aconsejamos este modelo de trabajo en aquellos casos en los que la empresa cliente cuenta con un organigrama funcional de más de 5-6 departamentos. Este perfil nos hace presumir que dispone de recursos para gestionar un compliance de mayor contenido y alcance que el diseñado para las micro empresas.
Aconsejamos este modelo de trabajo en aquellos casos en los que la empresa cliente cuenta con un organigrama funcional de más de 5-6 departamentos y su actividad empresarial forme parte de las propuestas de sectores incorporadas en Compliancers. Al día de hoy contamos con 50 sectores. Nuestro objetivo es alcanzar el número de 100 en el segundo trimestre de 2018.
Disponemos de un soporte de asistencia técnica que se pone a su disposición de lunes a viernes en horario de 9:00 a 13:30 y de 16:00 a 18:30, al teléfono 96 119 41 11.
Compliancers atenderá sus consultas de contenido jurídico de lunes a viernes en el horario 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00, llamando al teléfono 96 552 41 61. Estaremos encantados en ayudarle y recibir sus sugerencias de valor para mejorar nuestra plataforma.
Disponemos en nuestra web de una pasarela segura de compra. Seguir sus pasos le conducirá a aceptar las condiciones del contrato de licencia y adquirir el pack que desee. Una vez se haya efectuado el pago, usted recibirá las contraseñas de acceso en el plazo máximo de 48 horas hábiles
En esta fase inicial, el profesional dispone de una serie de preguntas que van dirigidas a cada responsable de área funcional de la empresa cliente, con el objetivo de identificar las actividades de riesgo de cada departamento de la empresa. La fase de consultas contempla hasta 460 preguntas a realizar por cada uno de los 33 tipos delictivos de los que cabe derivar responsabilidad penal a la empresa. Entendemos que este hito del proceso es esencial pues en función de las respuestas obtenidas la plataforma dará un resultado u otro.
Técnicamente, si. Sin embargo nuestra recomendación sería que la fase de consultas sea realizada de manera presencial por el profesional, cerca del responsable del departamento a consultar y con la asistencia de la dirección de la empresa. Entendemos que es el profesional el responsable de valorar las respuestas dadas y si existe exposición o no al riesgo contemplado, más allá de lo que manifieste el propio consultado.
Sí. La plataforma está diseñada para que el profesional pueda considerar la conveniencia de añadir aquellas preguntas que estime oportunas en atención a singularidades de la empresa o del departamento objeto de consulta.
Este informe nos indica el resultado de la fase de consultas y pone de manifiesto las actividades de riesgo que han sido identificadas en cada departamento de la empresa cliente. Por su parte, el mapa de actividades de riesgo nos indicará el grado de exposición al riesgo. Es decir, el índice de la probabilidad del riesgo analizado.
El Informe de Conductas de Riesgo indica la vinculación de una actividad de riesgo con la conducta tipificada en el Código Penal. Por ejemplo, la actividad de riesgo podría consistir en que el personal de un departamento disponga de smartphone. La conducta de riesgo sería la realización de fotografías con un el smartphone y subirlas a la web corporativa sin consentimiento de la persona fotografiada. Por su parte, el mapa de conductas de riesgo nos indicará el grado de severidad. Es decir, el índice de impacto de la conducta analizada.
A la vista de los informes de actividades y conductas de riesgo, Compliancers desarrolla las Políticas Corporativas. Este informe constituye el primer documento de ejecución de un programa de cumplimiento penal. Constituye el conjunto de obligaciones y prohibiciones que son puestas en acción al personal vinculado a cada departamento de la empresa, con la finalidad de evitar o mitigar la comisión de conductas delictivas. Las Políticas Corporativas están dirigidas a cada uno de los departamentos de la empresa y al personal vinculado a ellos.
De nada servirá que el personal vinculado a cada departamento de la empresa conozca qué obligaciones o prohibiciones que tiene impuestas, si no se implementan procedimientos de garanticen su cumplimiento. Los Procedimientos y Directrices nos indican qué medidas deben ser implementadas en la organización para asegurar el cumplimiento de las Políticas Corporativas.
Compliancers tiene definido un sistema de comunicaciones vía email a cada miembro de la organización o persona vinculada a la misma. Estas comunicaciones constituyen un recordatorio periódico de las políticas corporativas que le afectan, según al departamento del que formen parte. El sistema monitoriza estas comunicaciones de manera automática.
Con carácter periódico, el sistema emite y dirige vía email a cada responsable de departamento instrucciones concretas y precisas de las acciones que tienen que ser llevadas a cabo en cada departamento de la empresa para asegurar el cumplimiento de las Políticas Corporativas.
El sistema pone a disposición del responsable de cada departamento de unas fichas “Control del Plan de Acción”, en donde de manera intuitiva se indica el resultado de las acciones llevadas a cabo que deberán ser ejecutadas por el responsable de cada departamento. Esta ficha de control constituye la base para evaluar el grado de cumplimiento en una posterior actuación de verificación o auditoría interna.
El valor de un compliance es el un instrumento que evita transferir la responsabilidad penal de los delitos cometidos por el administrador o por los empleados con el gran conocimiento como compliance penal. Pero es mucho más que un cortafuegos. Es un instrumento que aporta las siguientes ventajas: (1) La exención o atenuación de la responsabilidad penal. (2) Economías internas. Es decir, evitar multas y sanciones para la empresa. (3) Prevención de delitos. (4) Detección del delito. (5) Cultura de la legalidad a la organización.
Un conjunto de creencias, valores, normas y acciones que demandan un notable grado de armonía entre el respeto a la ley, las convicciones morales y las tradiciones culturales. ¿Qué empresa no desea transitar en este escenario?
El compliance officer deberá ser conocedor del contenido y alcance de sus funciones. No hacerlo así es asumir el riesgo de que recaiga sobre él la responsabilidad penal por delitos cometidos en el seno de la empresa. La ausencia de estos conocimientos deberá ser suplida con la asistencia y orientación de un abogado especialista en compliance.
El catálogo de tipos delictivos que pueden ser cometidos por los empleados de una organización empresarial es muy amplio. Una buena parte de estos delitos pueden ser cometidos por un empleado sin tener verdadera conciencia de estar incurriendo en un ilícito penal. Más de 25 delitos. Los más habituales, serían los siguientes:   – Delitos contra la intimidad y allanamiento informático. Art. 197. – Insolvencias punibles. Art. 261 bis. – Alzamientos de bienes. Art. 261 bis. – Estafas propias e impropias. Art. 251 bis. – Daños informáticos. Art. 264 – Descubrimiento y revelación de secretos. Art. 278 a 280. – Delitos contra los consumidores. Art. 288. – Publicidad engañosa. Art. 282. – Facturación fraudulenta. Art. 283. – Abuso de información privilegiada. Art. 284.3 y 285. – Delitos contra la Hacienda Pública. Art. 310. Bis – Delitos contra la Seguridad Social. Art. 310 bis. – Delitos sobre la ordenación del territorio. Art. 319. – Delitos contra los recursos naturales y medio ambiente. Art. 327 y 328. – Delitos contra la salud. Art. 361.
El principio de proporcionalidad justifica disponer de un modelo de compliance adaptado a sus circunstancias internas y externas de la empresa.Pero en ningún caso justifica no aplicar los principios de un compliance eficaz.   El principio de proporcionalidad no puede amparar una gestión irresponsable.
Una pyme disfruta de una gran ventaja frente a la gran empresa: su dimensión permite a su órgano gestor una supervisión más cercana de las operaciones que realiza la empresa. Tan es así que al Compliance Officer de la Pyme no le resulta difícil conocer qué está sucediendo en el seno de la empresa y podrá detectar las irregularidades y corregir los riesgos de manera rápida y eficaz.   La empresa de pequeño tamaño es más accesible a la toma de conciencia por parte de los empleados.   El inconveniente de la pyme es que los recursos de que dispone para ponerlos a disposición de un programa de compliance son limitados en comparación con los que dispone la gran empresa.
El nivel de exposición a los riesgos de cumplimiento se reduce en la pyme de manera considerable en la medida en que la gestión del compliance está bajo el control y supervisión de la propiedad y ésta se encuentra en inmejorables condiciones para influir en la gestión de la empresa, aportando la cultura ética y de cumplimiento a sus empleados.   En todo caso, para reducir los niveles de exposición a los riesgos penales no hay otro camino que implantar un manual de compliance eficaz (nunca un librito estándar), designar un compliance officer y mantener unos controles idóneos en cuanto a la vigilancia y supervisión de las conductas de riesgo.
El abogado externo de una pyme suele centrar su atención en la forma societaria y en su estructura corporativa, siendo habitual que su intervención tenga un carácter reactivo y puntual.   Es con ocasión de la reforma del Código Penal en materia de responsabilidad penal de las sociedades mercantiles que la función del abogado pasa a ser proactiva y cobra una dimensión corporativa de gran relevancia. Es al abogado especialista al que deberás confiar que realice un análisis de las áreas funcionales de la empresa y de sus diversas unidades de negocio. Será a partir de este análisis que podrá ayudarte a desarrollar con eficacia un cuerpo normativo de compliance, mediante la adecuada interacción con los empleados de tu empresa.   Será el abogado quien valorará que cada área de tu empresa constituye un pequeño universo de responsabilidades legales.
Es habitual valorar la asignación presupuestaria de un compliance en función de la cifra de negocios, el número de empleados o su dimensión internacional. Tal forma de asignar presupuesto a la función de compliance es un error recurrente pues, paradójicamente, existen pequeñas empresas que, por la naturaleza de sus operaciones o por los mercados en los que operan, precisan de modelos de compliance complejos.   Una respuesta adecuada sería que cuanto más compleja sea la función del compliance más recursos financieros habrá que destinar a su función.   Quien solo muestra interés por asignar los menos recursos posibles a un compliance nos muestra el indicador de la relevancia que la empresa otorga a dicha función.   En todo caso, siendo así que es el administrador de una empresa quien debe velar por cumplimiento de la legalidad, a él incumbe determinar la asignación de recursos para la implantación de su compliance. No asignar los recursos necesarios puede ser interpretado como una falta de diligencia del administrador y ser merecedora de un reproche penal.
La empresa ha de cuidarse de difundir las Políticas de Empresa contenidas en el Compliance y el Código de Conducta, de manera que se asegure de que son conocidas por todos sus empleados.   Un buena práctica es, además de darlas a conocer, dejar constancia escrita de que son conocidas por sus destinatarios, así como que son aceptadas por todos mediante la firma del documento que las contiene.   La ventaja de disponer de la firma es doble: a) nadie puede alegar ignorancia y b) el documento firmado constituirá prueba ante un tribunal.
El reporte escrito facilita la prueba de que se ha llevado a cabo la función de supervisión, en caso de ser necesaria. Además, el reporte escrito realizado de acuerdo con un protocolo predeterminado contribuye en gran manera a ejecutar los planes de acción ante las irregularidades o incidencias observadas.
No se puede hablar del “riesgo cero”. Todo sistema de gestión de compliance se basa en el principio de seguridad razonable porque no existe el sistema perfecto.   Ante un incumplimiento procederá evaluar sus causas y determinar por qué no ha sido posible evitar la comisión del delito. Acto seguido, se procederá a su modificación. Solo cuando el incumplimiento sea reiterativo podrá afirmarse que el compliance es ineficaz.
Es cierto. La mayoría de los Códigos Eticos tienen contenidos que pueden parecerse. Esto es porque en todo buen Código Etico debe plantearse una serie de cuestiones de obligada y común atención.   Dicho esto, es de señalar que no todos los Códigos Eticos son iguales pues estos deben ceñirse a las cuestiones singulares de cada empresa y utilizar el lenguaje adecuado a las características de cada organización empresarial.   En nuestra opinión, no es una buena práctica limitarse a copiar un Código de Conducta que ha sido pensado y diseñado para otra organización empresarial. No es la mejor manera de alinear la empresa con el Código Etico.
No hay nada establecido como norma. Sin embargo pueden establecerse 3 momentos clave de revisión del Compliance:   (1) Una revisión periódica mínima semestral o anual. (2) Cuando se produzcan cambios en la empresa o en el entorno. (3) Cuando se ha producido un incumplimiento normativo.