El Responsable del Canal de Denuncias debe ser designado por el órgano de administración de la entidad, previa consulta con la representación legal de los trabajadores y éste deberá ser un directivo que deberá desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad y no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio.

¿Es posible externalizar el Canal de Denuncias?

La Ley 2/2023 abre la puerta a que la gestión del Canal de Denuncias sea llevada a cabo por un tercero. En tal caso, se exigirá a éste que ofrezca garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.

Ventajas de externalizar la gestión del Canal de Denuncias

Esta externalización ofrece, entre otras, las siguientes ventajas:

• Aumento de la confianza de los denunciantes, al contar con un intermediario independiente.
• Mejora de la eficacia y la calidad del canal, al disponer de un equipo especializado y con experiencia en el tratamiento de las denuncias.
• Reducción de los costes y de los recursos necesarios para implantar y mantener el canal.
• Utilización optimizada de los soportes tecnológicos más adecuados.

¿Qué decimos en Tirant Compliancers?

Invitamos a los operadores del Canal de Denuncias a que realicen una valoración de los diferentes soportes tecnológicos existentes en el mercado a fin de ponderar en qué medida resuelven sus necesidades.

Confiamos en que el software de Tirant Compliancers esté a la altura de sus expectativas.

Por nuestra parte, te decimos que “aquí estamos para ayudarte”.

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Queda menos de un mes para que finalice el plazo para implementar el Canal de Denuncias en la empresa. Es un buen momento para recordar el régimen sancionador aplicable por el incumplimiento de esta nueva obligación.

Sanciones para las personas jurídicas:

• Multas de 10.000 a 50.000 euros para infracciones leves.
• Multas de 50.001 a 250.000 euros para infracciones graves.
• Multas de 250.001 a 1.000.000 euros para infracciones muy graves.

Calificación de las infracciones

Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves. Pueden ser, entre otras:

• No implantar un canal de denuncias cuando sea obligatorio.
• No garantizar el anonimato, la confidencialidad, la seguridad y la protección del denunciante y del denunciado.
• No informar adecuadamente sobre el funcionamiento y el uso del canal.
• No tramitar ni resolver las denuncias recibidas en el plazo establecido.
• No colaborar con las autoridades en la investigación y resolución de las denuncias.
• Adoptar represalias contra el denunciante o el denunciado.

¿Qué decimos en Tirant Compliancers?

Invitamos a los operadores del Canal de Denuncias a que se aseguren de cumplir con los plazos legales para implementar el Canal de Denuncias.

Por nuestra parte, te decimos que “aquí estamos para ayudarte”.

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Ya nadie pone en duda que aquellas empresas que fundamentan su capacidad de hacer negocio en la ilegalidad son efímeras. Su recorrido es breve y, en todo caso, limitan de manera considerable su crecimiento.

Según los datos del INE, en 2022 había un total de 27.000 Pymes en España con 50 o más trabajadores.

La LO 2/2023 obliga a estas empresas a disponer de un Canal de Denuncias antes del día 1 de diciembre de 2023.

No es desacertado pensar que una gran mayoría de estas pymes carecen de departamento jurídico interno para gestionar de manera adecuada el cumplimiento de esta nueva obligación.

He aquí la necesidad de acudir al asesoramiento externo de profesionales cualificados y dotados de herramientas tecnológicas adecuadas , dispuestos a ayudar a estas organizaciones en la implementación y seguimiento de sus canales de denuncias.

¿Qué decimos en Tirant Compliancers?

La intervención de estos profesionales permite obtener grandes retornos:

• Mayor visibilidad ante los grupos de interés.
• Credibilidad ante los mercados, clientes, proveedores e inversores.
• Mayor acceso a la financiación.
• Acceso a mejores oportunidades de negocio.
• Minimización de su exposición al riesgo de reclamaciones y sanciones.
• Crecimiento de la productividad y la competitividad.
• Retención del talento.

Invitamos a los operadores del Canal de Denuncias a que realicen una valoración de los diferentes soportes tecnológicos existentes en el mercado a fin de ponderar en qué medida resuelven sus necesidades.

Confiamos en que el software de Tirant Compliancers esté a la altura de sus expectativas.

Por nuestra parte, te decimos que “aquí estamos para ayudarte”.

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La mala fe en el canal de denuncias implica que las personas que comunican posibles conductas irregulares, ilícitas o delictivas lo hacen con falsedad, engaño o con intención de dañar a alguien.

La mala fe en la formulación de una denuncia, además de ser un comportamiento reprobable desde el punto de vista ético y moral, es ilegal en la medida en que puede suponer la comisión de un delito como el de denuncia falsa, la calumnia, la injuria, la falsedad documental o la simulación del delito, entre otros.

La empresa que reciba una denuncia falsa en su canal de denuncias puede ver afectada su imagen, su credibilidad y su responsabilidad social. Puede perder tiempo y recursos en investigar y resolver una denuncia infundada. Puede generar un clima laboral negativo, con desconfianza, miedo o conflictos entre los trabajadores.

¿Qué decimos en Tirant Compliancers?

Para asegurar la ausencia de mala fe deberán informarse a los trabajadores de las consecuencias de la denuncia falsa y adoptarse medidas técnicas y organizativas adecuadas, como el uso de plataformas digitales seguras que gestionen y documenten adecuadamente el seguimiento del proceso probatorio de toda denuncia.

En Tirant Compliancers somos partidarios de pensar que la selección de la tecnología adecuada es un elemento clave para el éxito en la gestión de un Canal de Denuncias ya que, además del valor del cumplimiento de la ley, aporta transparencia, confianza, eficiencia y mejora continua a la gestión del Sistema Interno de Información. 

Invitamos a los operadores del Canal de Denuncias a que realicen una valoración de los diferentes soportes tecnológicos existentes en el mercado a fin de ponderar en qué medida resuelven sus necesidades.

Confiamos en que el software de Tirant Compliancers esté a la altura de sus expectativas.

Por nuestra parte, te decimos que “aquí estamos para ayudarte”.

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Los principios que rigen el funcionamiento y gestión del Canal de Denuncias de la empresa son los siguientes:

1. Transparencia. El Canal de Denuncias será de conocimiento público a través de la página web de la empresa.

La ley obliga a aquellas entidades que disponen de página web a que se ésta el lugar de anuncio de la existencia de un Canal de Denuncias

2. Accesibilidad. La accesibilidad implica que el canal de denuncias debe ser fácil de usar para cualquier persona que quiera informar sobre alguna conducta inapropiada. 

3. Confidencialidad. Para asegurar la confidencialidad deberán adoptarse medidas técnicas y organizativas adecuadas, como el uso de plataformas digitales seguras, el cifrado de datos, la autenticación de usuarios, el almacenamiento en la nube, el control de accesos, la limitación del tiempo de conservación, etc.

4. Buena fe. Las comunicaciones que se efectúen a través del Canal de Denuncias serán realizadas desde la buena fe y la honradez.

5. Objetividad e Imparcialidad. Cuantas comunicaciones se realicen y reciban a través del Canal de Denuncias, serán tratadas y gestionadas bajo los mismos criterios, con independencia de quién las realice y sobre quién versen.

¿Qué decimos en Tirant Compliancers?

Invitamos a los operadores del Canal de Denuncias a que realicen una valoración de los diferentes soportes tecnológicos existentes en el mercado a fin de ponderar en qué medida están alineados con los principios básicos de un modelo de Canal de Denuncias y en qué medida resuelven sus necesidades.

Confiamos en que el software de Tirant Compliancers esté a la altura de sus expectativas.

Por nuestra parte, te decimos que “aquí estamos para ayudarte”.

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Quedan 2 meses para implementar el Canal de Denuncias en la empresa. Es un buen momento para recordar el régimen sancionador aplicable por el incumplimiento de esta nueva obligación.

Sanciones para las personas jurídicas:

• Multas de 10.000 a 50.000 euros para infracciones leves.
• Multas de 50.001 a 250.000 euros para infracciones graves.
• Multas de 250.001 a 1.000.000 euros para infracciones muy graves.

Calificación de las infracciones

Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves y son, entre otras:

• No implantar un canal cuando sea obligatorio.
• No garantizar el anonimato, la confidencialidad, la seguridad y la protección del denunciante y del denunciado.
• No informar adecuadamente sobre el funcionamiento y el uso del canal.
• No tramitar ni resolver las denuncias recibidas en el plazo establecido.
• No colaborar con las autoridades en la investigación y resolución de las denuncias.
• Adoptar represalias contra el denunciante o el denunciado.
• Presentar denuncias falsas o infundadas con mala fe o temeridad.

¿Qué decimos en Tirant Compliancers?

Invitamos a los operadores del Canal de Denuncias a que se aseguren de cumplir con los plazos legales para implementar el Canal de Denuncias.

Por nuestra parte, te decimos que “aquí estamos para ayudarte”.

La entrada ¡ALERTA! EMPRESAS CON 50 O MAS EMPLEADOS. 1 DE DICIEMBRE DE 2023 FINA EL PLAZO PARA IMPLEMENTAR EL CANAL DE DENUNCIAS se publicó primero en Tirant Compliancers - Compliance Software.

La tecnología juega un papel fundamental en el diseño e implementación de un Canal de Denuncias eficaz y seguro. La tecnología permite crear plataformas digitales que facilitan el acceso, la gestión y el seguimiento de las denuncias, garantizando la protección de los datos personales, la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información.

• La tecnología facilita la accesibilidad y la usabilidad del Canal de Denuncias.
• Garantiza la confidencialidad y protección del denunciante, mediante el uso de sistemas cifrados.
• Agiliza los procesos de gestión.
• Asegura el seguimiento de pautas y procesos reglados.
• Garantiza el cumplimiento de la ley.

¿Qué decimos en Tirant Compliancers?

En Tirant Compliancers somos partidarios de pensar que la selección de la tecnología adecuada es un elemento clave para el éxito en la gestión de un Canal de Denuncias ya que, además del valor del cumplimiento de la ley, aporta transparencia, confianza, eficiencia y mejora continua a la gestión del Sistema Interno de Información. 

Invitamos a los operadores del Canal de Denuncias a que realicen una valoración de los diferentes soportes tecnológicos existentes en el mercado a fin de ponderar en qué medida resuelven sus necesidades.

Confiamos en que el software de Tirant Compliancers esté a la altura de sus expectativas.

Por nuestra parte, les decimos que “aquí estamos para ayudarles”.

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La Ley 2/2023 – que obliga a implementar el Canal de Denuncias – no establece con la precisión necesaria el sistema por el cual llevar a cabo la gestión de las denuncias formuladas.

Nuestra recomendación no puede ser otra que hacer uso de un software que aporte procesos automatizados que aseguren de manera sencilla y rigurosa el cumplimiento de la ley.

La eficiencia de un Canal de Denuncias requiere que el software elegido ofrezca una respuesta completa a los siguientes requisitos:

1. Trasparencia.

El sistema deberá ser trasparente en la información sobre:

• La protección de datos personales del denunciante y de las personas afectadas.
• El respeto a la presunción de inocencia y el derecho a la defensa del denunciado.
• La información sobre el estado y resultado de la denuncia.
• La información sobre las medidas adoptadas para corregir la irregularidad denunciada.
• El derecho al anonimato.
• El deber de confidencialidad.

2. Fácil accesibilidad.

El sistema debe disponer de un mecanismo sencillo de usar por cualquier persona que tenga conocimiento de alguna irregularidad o incumplimiento en la organización; de tal manera que la implementación del software en la web corporativa ha de facilitar el procedimiento para:

• Interponer la denuncia.
• Contactar con el Responsable del Sistema.

3. Información sobre las fases de proceso.

• Recepción de la denuncia
• Investigación.
• Práctica de las pruebas.
• Calificación de la infracción.
• Conclusiones.
• Valoración de las medidas a adoptar.

Somos partidarios de pensar que la tecnología es la aliada imprescindible en la gestión del Canal de Denuncias.

Por nuestra parte, te decimos que “ahí estamos para ayudarte”.

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La Ley 2/2023 establece la obligación para las empresas de 50 o más empleados a establecer un canal de denuncias interno que permita a los trabajadores y a otras personas relacionadas con ella la comunicación interna de infracciones del ordenamiento jurídico cometidas en su seno.

Cuando se produce una denuncia la empresa deberá tener en cuenta, entre otras, las siguientes obligaciones:

• Analizar la pertinencia de la denuncia y si ésta cumple con los requisitos formales y materiales para ser tramitada.
• Admitir y registrar la denuncia, en su caso.
• Asignarle un código de acceso que permita al denunciante hacer el seguimiento de la denuncia.
• Informar al denunciante en el plazo de siete días la admisión o rechazo de su denuncia, así como el plazo estimado para su resolución que no podrá superar los tres meses.
• Investigar los hechos denunciados realizando las diligencias necesarias para esclarecer los hechos denunciados y recabar las pruebas que estime pertinentes.
• Realizar entrevistas y recabar las pruebas pertinentes.
• Apoyarse de expertos externos cuando se considere necesario.
• Garantizar la confidencialidad y el anonimato del denunciante.
• Proteger al denunciante de cualquier represalia.
• Respetar los derechos del denunciado, tales como el derecho a la presunción de inocencia, a la información, a la defensa y a la contradicción.
• Analizar las evidencias y las pruebas obtenidas y realizar un informe con las conclusiones y propuestas de medidas sancionadoras o correctivas.
• Cumplir con la legislación de protección de datos.
• Elevar el informe de conclusiones al órgano de administración de la empresa.

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El derecho al anonimato del denunciante

El preámbulo de la Ley 2/2023 destaca que se permite la denuncia anónima y la obligación de mantener al informante en el anonimato.

Se trata de una cuestión controvertida que ha merecido el reproche de no pocos juristas ya que la denuncia anónima permite la difamación, la calumnia y sus graves consecuencias para el denunciado sin riesgo para el denunciante de ser identificado. Es decir, sin consecuencias legales para quien de manera maliciosa formule una denuncia falsa.

Con ello, ya con anterioridad a la regulación expresa de la Ley 2/2023 del derecho al anonimato, el Tribunal Supremo ha venido considerando válida este tipo de denuncias anónimas.

A tal efecto, el Canal de Denuncias deberá ofrecer al informante el derecho a preservar el anonimato de su identidad personal.

Se trata de una opción del denunciante que podrá ser ejercida por éste mediante la comunicación interna de los hechos que pudieren constituir una infracción del ordenamiento jurídico sin necesidad de identificarse.

Aun cuando se trata de un derecho del ciudadano que no impide la investigación objetiva de los hechos denunciados, lo cierto es que la gestión de una denuncia anónima presenta desafíos importantes:

• Dificultad para obtener información adicional del denunciante.
• Dificultad para verificar la veracidad de la denuncia.
• Dificultad para proteger al denunciante de posibles represalias.
• Dificultad para tomar medidas disciplinarias contra los responsables de las represalias.

El sistema establecido por la empresa para la gestión de las denuncias deberá contener el protocolo que garantice el anonimato del denunciante y tomar medidas como:

• Garantizar la reserva de la identidad del informante durante todo el proceso de gestión de la denuncia.
• Asegurarse que el sistema tecnológico utilizado por gestor de la denuncia dispone de las medidas de seguridad necesarias para preservar el anonimato del denunciante.
• Informar al denunciante anónimo que dispone de la opción de denunciar de forma anónima.

El derecho a la confidencialidad del denunciante y de las partes involucradas

El sistema establecido por la empresa para la gestión de las denuncias deberá contener, además de la opción del anonimato, la opción de que el denunciante revele su identidad. En estos casos impera el deber de confidencialidad.

El derecho a la confidencialidad en el canal de denuncias se regula mediante la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales. Esta ley establece que los datos personales recopilados en el canal de denuncias (de todas las partes implicadas) deben ser tratados con confidencialidad y solo pueden ser utilizados para los fines previstos en la ley.

La empresa deberá establecer medidas adicionales para proteger la confidencialidad de los empleados que informan sobre posibles irregularidades. Algunas de estas medidas pueden ser:

La implementación de un sistema de seguimiento para garantizar que se tomen medidas adecuadas en respuesta a la denuncia.

• Capacitación de los empleados sobre cómo presentar una denuncia y cómo se manejará la información.
• Establecimiento de un proceso claro para investigar las denuncias y tomar medidas adecuadas.
• Establecimiento de un proceso seguro para informar sobre los resultados de la investigación.
• Limitación del acceso a la información relacionada con la denuncia a aquellas personas que necesitan conocerla para llevar a cabo la investigación.
• Proporcionar información clara y transparente sobre los derechos y responsabilidades del denunciante y de todas las partes involucradas.

Las sanciones que cabe imponer por infringir el deber de confidencialidad pueden variar según las circunstancias específicas del caso, sin descartar las consecuencias de las acciones legales que pudiere interponer quien viere vulnerado el derecho de confidencialidad. .

En general, las empresas pueden tomar medidas disciplinarias contra los empleados que incumplen el deber de confidencialidad.

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La Ley 2/2023 de 20 de febrero que obliga a implementar un Sistema Interno de Información y a implementar el Canal de Denuncias pone de manifiesto una triple intención:  

• Prevenir las amenazas de incumplimientos normativos en el seno de la empresa con el fin de que sean conocidas por ella y realice las acciones necesarias para corregirlas o para reparar lo antes posible los daños.
• Fortalecer la cultura de la información para detectar incumplimientos o irregularidades.
• Proteger a los informantes de estas irregularidades de posibles represalias.

¿Qué hechos son denunciables?

El Canal de Denuncias tiene por finalidad establecer un mecanismo que permita informar de cualquier acción u omisión que pueda constituir una infracción o incumplimiento de la legislación vigente. En particular y a título enunciativo:

• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal.
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones administrativas graves.
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones medioambientales.
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones urbanísticas.
• Acciones u omisiones que atenten contra la protección de datos de carácter personal.
• Acciones u omisiones que puedan suponer un quebranto para la Hacienda Pública.
• Acciones u omisiones que puedan acarrear un quebranto para la Seguridad Social.
• Acciones u omisiones que supongan una infracción de derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.
• Acciones u omisiones sobre infracciones en el marco de una relación laboral ya sea con empleados, becarios o trabajadores en periodos de formación.
• Acciones u omisiones sobre infracciones que supongan discriminación por motivos de raza, género, orientación sexual, religión, discapacidad o cualquier otra circunstancia personal o social.
• Acciones u omisiones sobre infracciones en el marco de un proceso de selección de personal o de negociación precontractual.
• Acciones u omisiones que lleven implícitas actuaciones de acoso laboral.
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de acoso sexual.
• Acciones u omisiones que lleven implícitas actuaciones del Código Ético de la empresa.

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De nuevo, nos encontramos ante un texto legislativo sobre el que han sido denunciados múltiples vacíos y lagunas que no hacen otra cosa que evidenciar la mediocridad de su redacción – tal vez la de sus redactores – y la presencia de un buen número de interrogantes.

La responsabilidad de implementar en la empresa un Canal de Denuncias recae sobre sus órganos de gobierno quien, según se regula en la Ley 2/2023, deberá evacuar consulta a los representantes de los trabajadores.

¿Consulta para qué?

No vienen explicadas en la ley y no alcanzamos a entender las razones que tuvo el legislador para exigir la práctica de esta consulta en un proceso que no tiene carácter laboral.

En todo caso, justo es reconocer que la Ley 2/2023 exige la consulta a la representación de los trabajadores y nada más. Esto es, no se confiere ningún rol ni actuación a dichos representantes a partir de dicha consulta.

Quizás debió limitar la exigencia a la obligación de “informar” a dichos representantes sindicales.

¿Qué es lo que puede hacerse desde la representación de los trabajadores ante una propuesta de Canal de Denuncias?

Entendemos, salvo mejor opinión fundada en derecho, que se está en presencia de una consulta meramente testimonial sin que se otorgue a esa representación mayor campo de acción.

Nada establece la Ley 2/2023 sobre posibles actuaciones de la representación de los trabajadores sobre el canal de denuncias propuesto por la empresa y, en especial, sobre actos que puedan afectar a la legitimidad del órgano de administración para definir, a su libre albedrío y con la única limitación de lo regulado en la ley, las condiciones de su propio canal de denuncias.

En todo caso, una vez la empresa haya diseñado su canal de denuncias, deberá evacuar “consulta” a los representantes de los trabajadores. Acto seguido, procederá a implementarlo en la organización, digan lo que digan – si es que dicen algo – estos.

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