Una forma de definir la empresa podría ser aquella que expone que la empresa es un grupo de personas juntas que transitan cada día alrededor de un conjunto de valores y de creencias comunes con el fin de lograr un objetivo común.
Un programa de cumplimiento tiene por esencia la voluntad del empresario de transmitir a todos los integrantes de la organización una cultura de valores éticos y principios de buena praxis corporativa con el fin de lograr un objetivo común.
Principios que deberán gobernar la actuación del día a día y que deberán estar presentes en la empresa de manera constante y permanente, como las leyes de la gravitación universal en la dimensión física.
¿Será suficiente que la empresa implemente un buen programa de compliance y lo dé a conocer a todos sus miembros?
¿Será suficiente que la empresa haya gestionado eficazmente un plan de formación continua a sus empleados?
El rol del abogado
El abogado que ha sido llamado por la empresa para implementar un programa de compliance – más allá de dejar escrito varios centeneres de folios debidamente encuadernados – deberá sentir que forma parte de la organización y que su compromiso profesional le reclama hacer lo necesario para mantener a todos los integrantes de la organización en el curso de la responsabilidad de navegar en el mismo barco.
El abogado deberá percibir que el poder de ese compromiso profesional es la esencia del desarrollo de los hábitos de cumplimiento en la empresa que le ha contratado.
De tal manera que deberá aportar sus conocimientos y su esfuerzo para llevar a término la ejecución de un seguimiento del estado de cumplimiento del programa aprobado por la empresa cliente y en cuya creación ha participado de manera activa y principal.
No servirá de nada haber realizado un excelente programa de compliance si no aplica un enfoque proactivo que asegure la ejecución de acciones de supervisión y control sobre las políticas corporativas aprobadas en el programa de compliance.
El compliance que no se supervisa y no se controla no existe.
¿Cómo gestionar la supervisión y control de un compliance?
Realizar un seguimiento periódico del compliance en la pequeña y mediana empresa no es tarea fácil. Por lo general, la pyme no dispone de medios ni de recursos suficientes para hacerlo de una manera eficiente.
De ahí, la necesidad de que el abogado preste su ayuda.
Como sucede en todo en esta vida, cada maestrillo tiene su librillo. ¡Genial! Estoy seguro de que hay grandes maestros y excelentes librillos.
Queremos compartir nuestro librillo y sus secretos.
Si sirve de ayuda al abogado, ¡será genial!
Valoramos como principio esencial que un plan de seguimiento debe quedar alineado con el principio de proporcionalidad que, acertadamente, postula la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado. La pyme deberá estar provista de un plan de seguimiento que sea asequible y viable y, sobre todo, que no produzca el resultado de colapsar el normal funcionamiento de la empresa.
Nuestro software de gestión de compliance propone una opción de trabajo diseñada para el abogado de la pyme española que es gestionada de manera automática con un solo click. Sus contenidos más relevantes:
Plan de Comunicación.
- El software genera de manera automática unos emails que serán dirigidos periódicamente a cada uno de los integrantes de la empresa.
- Cada mes es tratado un delito. Puede definirse un calendario diferente de envíos.
- El sistema identifica a cada miembro de la empresa por medio del algoritmo aplicado a las actividades de riesgo identificadas en la fase de consultas.
- Cada empleado recibe un recordatorio periódico de manera personalizada y diferenciada, indicándole las obligaciones y prohibiciones que le afectan respecto del tipo delictivo que es tratado en el recordatorio, en función de la exposición al riesgo que éste tiene y de las políticas corporativas diseñadas para el departamento en el que desempeña su trabajo.
- Solo recibirán un email de igual contenido aquellos compañeros de trabajo que compartan las mismas actividades de riesgo. Cada departamento funcional, las suyas.
- Evidencias probatorias. El sistema registra la trazabilidad de los emails.
- Reporte a gerencia. El sistema emite un informe del recorrido y trazabilidad de los envíos realizados. Informe que el abogado trasladará a gerencia.
Plan de Acción.
- El software genera de manera automática unos emails que serán dirigidos periódicamente a cada uno de los responsables de departamento funcional de la empresa.
- Cada mes es tratado un delito. Puede definirse un calendario diferente de envíos.
- El sistema identifica a cada departamento de la empresa por medio del algoritmo aplicado a las actividades de riesgo identificadas en la fase de consultas.
- Cada responsable de departamento recibe periódicamente un recordatorio de manera personalizada y diferenciada, indicándole las acciones que deberán ser tomadas para asegurar el cumplimiento de las políticas corporativas definidas para todos los empleados de su departamento.
- Evidencias probatorias. El sistema registra la trazabilidad de los emails.
- Reporte a gerencia. El sistema emite un informe del recorrido y trazabilidad de los envíos realizados. Informe que el abogado trasladará a gerencia.
Documentos de ayuda.
- Cada responsable recibe periódicamente unas fichas de control en las que deberán ser registradas las acciones tomadas. Fichas que están personalizadas y diferenciadas, en función de la exposición al riesgo que el departamento tiene y de las políticas corporativas diseñadas para éste.
- Test de Solvencia del grado de cumplimiento.
- Test de Solvencia del grado de evidencia.
- Gestión de evidencia documentales.
El abogado que ha sido contratado por la empresa para implementar un programa de compliance deberá tomar la iniciativa y la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan.
No puede pasearse de puntillas con un proyecto de compliance y esperar que las cosas sucedan por sí solas.
